文件管理程序

李小輝340

1. 目的 對與組織質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所使用有效版本。 2. 適用范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3. 職責 3.1 總經(jīng)理負責核準質(zhì)量方針/質(zhì)量目標/質(zhì)量手冊以公司運作程序、質(zhì)量計劃、國際/國家標準、產(chǎn)品文件和客戶提供質(zhì)量文件。 3.2 總經(jīng)理室負責組織編寫質(zhì)量手冊，并組織對質(zhì)量管理體系文件的定期評審，評審結(jié)果上報總經(jīng)理，收集整理有關(guān)法律。法規(guī)。標準，確保體系文件有效實行。并負責文件統(tǒng)一編號、發(fā)放、整理、更改及作廢文件的收回、銷毀。 3.3 各部門負責編寫各自的程序文、三級文件并設(shè)計記錄表格，負責本部門有關(guān)文件的保管和使用。 4. 定義 公司質(zhì)量體系文件分為受控文件（凡是直接影響產(chǎn)質(zhì)量的文件）和非受控文件，其中受控文件分為管理類（質(zhì)量方針、目標、質(zhì)量手冊、運作程序、工作指示、作業(yè)指導(dǎo)書）和技術(shù)類文件。國際/國家、行業(yè)標準（ISO9001系列標準）客戶提供質(zhì)量文件，非受控文件（各種參考資料/質(zhì)量記錄清單），其中質(zhì)量記錄必須保存一定的期限，以證明質(zhì)量體系運行的有效性。 5. 程序 5.1 文件分類 5.1.1質(zhì)量手冊：包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標。 5.1.2 程序文件 5.1.3三級文件；包括管理制度、崗位職責、作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備維修保養(yǎng)制度、圖紙與檢驗標準、檢驗規(guī)范等。 5.1.4 四級文件：表單、記錄 5.1.5 外來文件 5.2.文件編號 5.2.1 文件編號規(guī)則 a) 質(zhì)量手冊：

修訂狀態(tài)				核準
頁碼	當前版本	修訂時間	修訂內(nèi)容
				編制

JC A 1 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image001.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image002.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image003.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image005.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image006.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif 質(zhì)量手冊代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image008.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image009.gif 精晟家具有限公司代號 各部門代號規(guī)定： 總經(jīng)理室：A 生產(chǎn)制造部：B 品質(zhì)保證部：C 產(chǎn)銷服務(wù)部：D 行銷服務(wù)部：E 管理部：F b) 二階文件： JC A 2 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image010.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image011.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image012.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image013.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image014.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image015.gif 程序文件代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image016.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image017.gif 精晟家具有限公司代號 c) 三階文件 ： JC A 3 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image018.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image019.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image020.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image014.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image021.gif 三級文件代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image022.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image023.gif 精晟家具有限公司代號 d) 記錄表單 JC A 4 00 - A file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image024.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image025.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image020.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image005.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image027.gif版本號A，B，C… file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image028.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image029.gif 表單記錄代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image030.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image031.gif 精晟家具有限公司代號 5.2.2外來文件編號規(guī)則: JC OD 08 001 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image011.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image032.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image003.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image033.gif流水號001、002 …… 999 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif 年份代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image008.gif 外來文件代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image009.gif 精晟家具有限公司代號 5.2.3 版本編號 文件初次發(fā)行版本號為A，每修訂一次版本依次變成B，C，D …... 5.2.4 頁次管制規(guī)則 X / Y file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image034.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image035.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image006.gif本文件總頁數(shù) file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif本文件的順序頁次

5.3.文件的編寫、評審、批準、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準，以確保文件是充分與適宜的。 5.3.1質(zhì)量手冊由品管部負責組織編寫, ,經(jīng)總經(jīng)理核準發(fā)布,由總經(jīng)理室負責登記、發(fā)放。 5.3.2程序文件、除外來文件外的三級文件由相關(guān)部門組織編寫、設(shè)計后由總經(jīng)理批準發(fā)布，由總經(jīng)理室收集、匯總、登記、發(fā)放、歸檔。

5.3.3外來文件(相關(guān)國家、行業(yè)、國際標準有關(guān)法律、法規(guī))由總經(jīng)理室負責收集，統(tǒng)一編號，并呈報總經(jīng)理。

5.4.1 文件分為“受控”和“非受控”兩類,凡與質(zhì)量管理體系運行緊密相關(guān)且公司有權(quán)進行修訂并控制其分發(fā)的文件為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行?！胺鞘芸亍蔽募侵腹緹o權(quán)進行修訂或與質(zhì)量管理體系運行相關(guān)性不大，或作為資料發(fā)給某部門參考，更改或廢止時不需通知該部門的文件。 5.4.2所有受控文件由總經(jīng)理室標明受控狀態(tài),總經(jīng)理室使用的文件蓋“原稿”章，其他部門使用的文件蓋“管制文件”章，外來文件蓋“外來文件”章，建立《受控文件清單》。 5.5文件的更改 5.5.1質(zhì)量手冊由品質(zhì)保證部組織更改,填寫《文件更改申請表》，，上報總經(jīng)理批準后更改，由總經(jīng)理室登記發(fā)放，并保留文件更改內(nèi)容的記錄。 5.5.2程序文件、除外來文件外的三級文件的更改由相關(guān)部門填寫《文件更改申請表》，經(jīng)原審批部門審批，上報總經(jīng)理批準后更改，由總經(jīng)理室發(fā)放、備案，并保留文件更改內(nèi)容的記錄。 5.5.3所有文件(含記錄)均需標明版本號,以標明文件(含記錄)的現(xiàn)行修訂狀態(tài).所有被更改的原文件必須由總經(jīng)理室收回,以確保有效文件的唯一性. 5.6文件的保存、作廢與銷毀 5.6.1與質(zhì)量管理體系相關(guān)文件、相關(guān)存檔文件都必須由總經(jīng)理室歸檔存放在干燥、安全的地方。 5.6.2各部門文件由本部門保管,總經(jīng)理室每季對各部門文件保管情況進行檢查。 5.6.3為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應(yīng)加蓋“作廢”章。 5.6.4對要銷毀的作廢文件，由總經(jīng)理室填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)理室負責銷毀。 5.6.5文件的借閱和復(fù)制

5.3.4為確保文件使用的各場所都得到適用文件的有效版本,文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》上注銷，以確?！段募l(fā)放、回收記錄》中的未收回文件均為有效文件。 5.4.文件的受控 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，由相關(guān)部門負責人批準后，由總經(jīng)理室在《文件借閱、 復(fù)制記錄》上登記，若需復(fù)制，由總經(jīng)理室統(tǒng)一進行。復(fù)制的受控文件必須由總經(jīng)理室登記編號。 5.6.6每年由總經(jīng)理室對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，必要時予以修改，執(zhí)行5.5條款規(guī)定。 5.6.7作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。 5.6.8相關(guān)文件 《記錄控制程序》

6.記錄 1）《文件發(fā)放、回收記錄》 2）《受控文件清單》 3）《文件更改申請表》 4）《文件銷毀申請表》

5）《文件借閱、復(fù)制記錄》